Neuroștiința mediului de lucru sau cum vor arăta birourile viitorului – interviu cu Alessandro Centrone (Steelcase)

Un vânt de schimbare bate prin birourile companiilor inovatoare din toată lumea. O schimbare echivalentă cu trecerea de la a face parte dintr-o echipă de înot care participă la competiții individuale la a face parte dintr-o echipă de fotbal, în care toți jucătorii interacționează constant și se bazează unii pe alții tot timpul jocului. Este ceea ce se numește o echipă „hiper-colaborativă” și va defini mediul de lucru în viitorul apropiat, cred cercetătorii de la Centrul pentru Cercetare și Inovare Steelcase, din München, Germania.

Echipe multidisciplinare din cadrul companiei Steelcase – lider mondial în domeniul optimizării spațiului de lucru și al mobilierului de birou, cu o experiență de 100 de ani și o rețea globală de distribuitori și centre de servicii (inclusiv la București și Cluj) – au realizat în ultimii ani trei tipuri de cercetări privind munca la birou. Date cantitative au fost strânse de la mai bine de 3.000 de persoane care lucrează în birouri din Australia, Europa, Statele Unite și Japonia. Metode etnografice au fost folosite pentru studiul echipelor creative și high-tech din America de Nord, Europa și Orientul Mijlociu. Diverse soluții pentru sprijinirea colaborării la locul de muncă au fost apoi testate pentru mai bine de doi ani prin workshopuri, sondaje și observații pe teren.

Concluzia cercetătorilor Steelcase este că avansurile tehnologice și digitale impun companiilor o strategie de supraviețuire și creștere ce presupune o cultură „hiper-colaborativă”, în care echipele trebuie să fie tot mai agile și mobile pentru a fi capabile să inoveze într-un ritm din ce în ce mai alert. În același timp însă, spațiul de lucru nu s-a schimbat pentru a facilita acest nou mod de a lucra.

 

Cercetătorii au învățat cel mai mult de la echipele care, sătule cu status quo-ul, și-au modificat spațiul de lucru cu obiecte aflate la îndemână (inclusiv cutii de pizza, selfie stick-uri și plante de interior). Un exemplu ar fi cei de la Plan.Net Innovation, divizia pentru dezvoltare și consultații în inovare a Plan.Net Group. „Munca la birou și cerințele atribuite fiecărui angajat s-au schimbat fundamental în ultimii ani. Suntem convinși că spațiile fixe și procesele de muncă monotone restricționează creativitatea. De exemplu, echipele de consultanți și cele de design erau separate spațial și funcțional, ceea ce la un moment dat ne-a indus falsa idee că nu mai trebuie să ne îmbunătățim capacitatea inovatoare,” explică cei de la Plan.Net Innovation.

După ce au luat sarcina regândirii designului în propriile mâini, au apelat la Steelcase. O echipă a analizat pentru mai multe săptămâni procesele de muncă din companie și a organizat multiple workshopuri pentru redefinirea activităților și așteptărilor. „Acum fiecare activitate are un corespondent în spațiu și mobilier. Au fost create zone pentru diverse niveluri de intimitate și număr de decibeli, cu un număr mare de beneficii ergonomice și un standard înalt de creativitate”, conchid cei de la Plan.Net Innovation.

 

Toată această muncă de cercetare și expertiză a Steelcase a rezultat și în crearea a două colecții de obiecte de mobilier care înlesnesc lucrul în echipă și favorizează productivitatea și soluțiile creative. Colecția Steelcase® Flex creează medii de muncă dinamice cu ajutorul birourilor, ecranelor, tablelor de scris mobile și a unui pachet de accesorii care facilitează schimbarea instantanee a mediului de muncă de la o ședință de brainstorming, la un workshop sau la un birou personal care se ajustează pe înălțime.

 

La acestea se adaugă standurile mobile și sistemele mobile de montare pe perete ale colecției Steelcase® Roam, dezvoltată inițial pentru Microsoft Surface Hub 2S, un ecran all-in-one care transformă orice spațiu într-un mediu de muncă colaborativ. Împreună, cele două colecții încurajează spontaneitatea la locul de muncă și sprijină experimentarea diferitelor stiluri de colaborare, în același timp oferind angajaților un nivel sporit de control asupra mediului în care lucrează.

 

De ce echipe? De ce acum?

 „Studiile noastre arată că 54% din timpul petrecut la muncă este petrecut în colaborare cu ceilalți, iar 90% dintre cei intervievați cred că pentru a produce idei noi și idei mai bune, colaborarea este esențială. În același timp, în companiile pe care noi, la Steelcase, le luăm drept model, adică acele companii care sunt lideri în inovație, indiferent de dimensiunea lor, procentele celor implicați în lucru colaborativ, față de cei care lucrează independent sunt chiar mai mari,” explică Alessandro Centrone, vicepreședinte de marketing al Steelcase.

Ce caracterizează un spațiu de lucru gândit pentru „hiper-colaborare”?

 A.C.: Ni s-a întâmplat de multe ori să dăm peste situația în care un angajat va căuta să plece de la birou pentru a lucra în altă parte, într-o cafenea, de exemplu. Ca angajator, trebuie să te asiguri că în acele opt ore de muncă, angajații au tot ce le trebuie pentru a-și îndeplini sarcinile și a o face cât mai bine. Și atunci, vorbim despre o abordare democratică a accesului la spațiu – să ai libertate de alegere și control asupra spațiului în care lucrezi, indiferent de scara ierarhică. Asta presupune să ai spații care generează niveluri înalte de angajament între oameni din diverse departamente, dar și spații retrase – stații de reîncărcare, le-am putea spune – unde să te poți retrage pentru a te concentra în liniște, pentru a avea o conferință unu-la-unu sau pur și simplu pentru a-ți reîncărca bateriile. Trebuie să te asiguri că designul oferă angajaților libertate și că dinamicile create sunt bazate pe nevoile naturale generate un flux de muncă care funcționează cel mai bine pentru majoritate, ceea ce presupune și abilitatea de a reconfigura rapid un spațiu pentru a se plia pe nevoile de moment ale unui proiect și ale angajaților care lucrează la el.

Care sunt beneficiile pentru o companie care alege să investească în acest sens?

 A.C.: Pe lângă faptul că, statistic vorbind, companiile care promovează munca colaborativă își înmulțesc de cinci ori șansele de a deveni mai profitabile, o astfel de investiție se poate traduce în trei lucruri simple, dar de impact: atragere, retenție și angajament. Într-o economie competitivă, cum este cazul în aproape orice metropolă europeană, riscul de a nu da tot ce poți ca angajator este mare, pentru că războiul pentru talente este real. Vrei să atragi cei mai buni oameni din domeniu și să îi reții la tine în companie. Și vrei totodată să îi vezi angajați în ceea ce fac, pentru că dincolo de bani, de salariu, nivelul de angajament este molipsitor, fie că este mare sau este mic. Angajamentul se transmite în toate interacțiunile pe care le ai și este lipiciul care poate ține o companie laolaltă.

Cu toate acestea, un alt trend puternic pe piața muncii merge în direcția opusă, a lucrului de acasă și a ruperii de grup. Cum vedeți să se rezolve acest „conflict”?

 A.C.: Pe măsură ce societatea evoluează, noi ne uităm la trenduri și încercăm să vedem unde se îndreaptă, într-un orizont de 5 – 10 ani de zile, nu mai mult. Lucrul de acasă va deveni tot mai simplu de făcut, eficient și prin urmare, acceptat de companii, pe măsură cu tehnologia avansează. Cu toate acestea, rămânem oameni, ființe sociale care primim anumite beneficii interioare din interacțiunea cu alți oameni. Prin urmare, nu cred că birourile vor dispărea. Probabil, tot mai multe persoane vor avea șansa de a alege unde și în ce condiții să lucreze, deci factorii atracției și retenției vor deveni cu atât mai importanți.